今週の松竹梅第579号「改正電子帳簿保存法～結局どうすれば良いのか？～」

配信日：2024年7月29日

昨年10月1日スタートのインボイス制度運用、今年６月からの定額減税、加えて改正電子帳簿保存法対応と、経理事務担当者にとって受難の日々が続いてます。特に、電子帳簿保存法（以下、電帳法）対応がもっとも悩ましいかもしれません。たびたび改正されており、国税庁サイトのＱ＆Ａも頻繁に変更されてます。とは言え、改正電帳法は今年１月１日から運用スタートしています。そこで、今回は、電帳法対応の目的を明確にした上で、結局、どうすれば良いのか？について述べてみることとします。

【今週の松】 「電帳法対応の目的はシステム通りの運用ではない！」

国税当局の電帳法対応窓口では、国税当局内部からの問い合わせと、法人事務担当者や税理士からの問い合わせの内容に、かなりギャップがあるとのことです。国税当局内部からの問い合わせは、税務調査現場からの具体的問い合わせで、まとめると、システムが複雑で調査による証拠として認めて良いのか？です。一方で、外部からの問い合わせは、この方法、またはこのシステムで電帳法対応したことになるのか？とのことで、経理現場の不安がうかがわれますね。経理事務担当者は、必死に電帳法対応を模索してますが、本来の目的は、「税務調査対応が可能か？」です。複雑なシステムルールにこだわって運用すると、調査現場で、データ照合に非常に手間がかかり、かえってトラブルになる可能性があります。

【今週の竹】 「最新の緩和を含めた電子取引データ対応」

基本的な話題になりますが、そもそも電帳法は「スキャナデータ保存」「電子取引データ保存」「電子帳簿保存」の３種類に分類されています。このうちもっとも重要なのは、「電子取引データ」ですね。つまり、メールその他で受け取った取引情報を、どう保存するか？です。ここについては、タイムスタンプや改ざん・削除ができないシステム運用のどちらかが必要とされてましたが、「社内の事務処理規定」があり、規定通り運用されていればＯＫとの選択肢が追加されています。しかも、国税庁サイトに「事務処理規定」のひな形がダウンロード可能です。とは言え、データ保存は義務です。検索しやすいよう「日付、取引先、金額、取引番号」などをエクセルで検索簿を作成しておくのもありです。国税庁サイトで、この検索簿ファイルもダウンロード可能です。社内的に対応が難しい場合は、電子取引データを「破棄しない」ことが大前提ですが、①２期前の売上高が５０００万円以下、②電子取引データを印刷して日付、取引先ごとに提示できる状態、のどちらかに該当すれば、検索機能は不要とのことです。会社規模により、以上の緩和措置で、かなり現実対応が可能ではないでしょうか。

【今週の梅】 「意外と厳しいスキャナデータ対応」

電子取引データの取扱いについては、続々と緩和措置が出ており、国税当局の現実対応として、インボイス制度に似たような展開となっています。 ところが、スキャナデータについては、従来通り変更ありません。 スキャナデータとは、電子取引データとは逆に、紙で受け取った請求書や領収書などをスキャンして保存したデータです。 とすると、スキャン後に原本を破棄して良いか？との要望になりますが、現状では相当厳しい要件がありますので、破棄はほぼ不可能です。 結局、紙で受け取った請求書等については、スキャナデータを作成してもしなくても、税務調査時には、原本提示が原則になります。

【松ちゃんの独り言】 「結局、どうすれば良いのか？」

検索機能不要になる要件については、すでに説明しました。 もう一方の悩みの種「改ざん・削除の防止」についても、「相当の理由がある場合」かつ、税務調査の際にデータのダウンロードが可能で、出力書面の提示があれば、この要件も不要とされました。 結局のところ、電帳法対応は以下の通りと考えてもよさそうです。
①     電子データを破棄してはいけない
②     電子データは出力して、提示、提出できるようにしておく
③     電子データは、②をＰＤＦなどにより保存して、ダウンロードできるようにしておく
　それでは、次回もよろしくお願いします。